Onderhoud parkeergarages gemeente Amsterdam uitbesteed

De gemeente Amsterdam exploiteert tientallen parkeergarages, deels onder gebouwen. Bij het onderhoud komt heel wat kijken. De gemeente slaat daarmee een nieuwe weg in door het onderhoud in zijn geheel uit te besteden. Een interview met Martje Hoofs, Hoofd afdeling Fiets en Garage van Directie Parkeren en Annet van der Elst, Implementatie manager onderhoudscontract geeft daar inzicht in.

[Dit artikel verscheen eerder in Vexpansie 2022-3 | Tekst Jitze Rinsma}

Waarom besteedt de gemeente zowel het bouwkundig als installatietechnisch onderhoud van garages en stallingen voor meerdere jaren uit? Het als parkeerbedrijf zelf aansturen en laten uitvoeren van alle onderhoud is een hele klus. Het parkeerbedrijf kiest voor een focus op haar kerntaken  door het onderhoud in regie te laten uitvoeren.

Een belangrijke reden was ook de rechtmatigheid van de uit te voeren werkzaamheden. Dat betekende dat voor veel opdrachten afzonderlijk een aanbestedingsprocedure diende te worden gevolgd, dat kost veel tijd en veel ambtelijke inzet. Deze opdrachten kunnen nu binnen dit contract worden uitgevoerd. Daarmee wordt de continuïteit van de dienstverlening in de garages en stallingen die 24/7 open zijn, geborgd.

Wat wil de gemeente bereiken

De afdeling Fiets en Parkeren wil sturen op resultaat, dat wil zeggen, dat de locaties op de eerste plaats een bepaald kwaliteitsniveau van onderhoud dienen te hebben en te houden en dat de wettelijke noodzakelijke inspecties en vereiste keuringen tijdig worden uitgevoerd. Denk daarbij aan sprinkler-, brandmeldinstallaties en de keuringen van onder ander elektrische installaties, vluchtwegverlichting en liften. Daarnaast is het van belang dat de exploitatie en de dienstverlening op het juiste niveau doorgang vinden. De parkeerders en stallers moeten gastvrij worden ontvangen.

We willen dat de parkeergarages duurzaam worden beheerd. Daartoe zullen faciliteiten de komende jaren worden aangepakt en toekomstbestendig gemaakt. Voor een deel is dat regulier onderhoud, maar de gemeente wil de voorzieningen ook moderniseren en, waar nodig, inpassen in het veranderend hoofdstedelijk parkeer- en duurzaamheidsbeleid.

De opdracht

De opdracht betreft het onderhoud van parkeergarages- en terreinen en fietsenstallingen in eigendom en beheer van de gemeente Amsterdam, in totaal ruim 55 objecten. Het gaat om het beheer en onderhoud van 31 parkeergarages, 13 fietsenstallingen en 11 parkeerterreinen met een oppervlakte van ruim 50 hectare. De oudste parkeervoorziening is van circa 1895 en de jongste van 2020. De komende jaren komen er nog locaties bij die nu worden gebouwd of die nog in onderhoud bij de aannemer zijn.

Het doel is alle objecten op minimaal conditiescore 3 van NEN 2767 te onderhouden. Het totale onderhoud kan worden onderverdeeld in: Hard services: (a) Dagelijks onderhoud – Preventief – Correctief – Planmatig onderhoud – Niet planmatig onderhoud (b) Technisch beheer en (c) het Leveren van een OMS (Onderhoud management Systeem).

In de markt zetten

Voor het in de markt zetten is gekozen voor een Europese aanbestedingsprocedure met een uitvraag volgens een UAV-gc contract. Het Rijks Vastgoed Bedrijf contracteert het onderhoud van veel van haar gebouwen veelvuldig op deze wijze. Voor het onderhoud van bestaande parkeer- en stallingsvoorzieningen is UAV-gc een relatieve nieuwe contractvorm.

Met een dergelijk contract wordt de verantwoordelijkheid voor het op peil houden van het afgesproken onderhoudsniveau, de verplichte inspecties en keuringen en de daaruit voortvloeiende werkzaamheden bij de contractpartij gelegd.

Partijen die belangstellig hadden om in te schrijven dienden referentieprojecten te hebben en uiteraard heeft de gemeente ook andere bedrijfsmatige zaken beoordeeld zoals de omvang van het bedrijf, de bedrijfsvoering en de financiële stabiliteit.

De gunningscriteria waren:

• Kwaliteit Inrichting dagelijks beheer en onderhoudsorganisatie, weging: 45 procent
• Kwaliteitscriterium: Sociaal Return Of Investment aanpak, weging: 6 procent
• Kwaliteitscriterium: Duurzaamheid, weging: 9 procent
• Kostencriterium: Inschrijfstaat weging: 40 procent

Resultaat van inschrijving

Vier partijen hebben ingeschreven. Uiteindelijk is met Balm als hoofdaannemer (dagelijks en periodiek bouwkundig onderhoud) met Homij als onderaannemer (voor dagelijks en periodiek onderhoud voor elektrotechnische, werktuigbouwkundige en voor transporttechnische installaties) eind 2021 een vijfjarig contract gesloten met een waarde van ruim 31 miljoen euro (ingangsdatum 1-1-2022).

Naast inspectie, reparatie-, onderhouds- en installatiewerkzaamheden heeft Balm ook de opdracht aanvaard om een 24/7 storingsdienst in te richten voor alle parkeerfaciliteiten die in beheer zijn gegeven. Die storingsdienst is vanaf 1 januari 2022 operationeel en richt zich op gebouw  gebonden storingen.

De mogelijkheid bestaat het contract een keer te verlengen met nog eens vijf jaar. Gebruikelijk en ook in dit geval zijn de parkeermanagementsystemen en de daaraan gekoppelde afsluitvoorzieningen zoals slagbomen en snelvouwhekken of roldeuren niet in het contract opgenomen.

Demarcatie

Het eerste contractjaar is een implementatie jaar waarbij de contractpartners het huidige onderhoudsniveau bepalen. In dit eerste jaar (2022) worden alle parkeerfaciliteiten door Balm (en Homij) geïnspecteerd. Het noodzakelijke onderhoud wordt in een op te stellen Meerjaren Onderhoudsplan (MJOP) opgenomen. Omdat sprake is van verschillen in de rol van de gemeente (eigendom en/of exploitatie of beheer) vergt het zorgvuldig vaststellen van de demarcatie wat betreft eigendom en onderhoud de nodige aandacht. Het betekent een controle of de bij de gemeente bekende gegevens juist zijn. Zo’n check kan ondanks alle eerder betrachte zorgvuldigheid geen kwaad. Alle gegevens van de parkeer- en stalingslocaties, van Balm/Homij worden in het ingerichte onderhoudssysteem in gebracht. In dat systeem worden per locatie onder andere ook de storingen, het verhelpen daarvan, de inspecties en keuringen en de onderhoudswerkzaamheden opgenomen. De contactpartij rapporteert uitvoerig over haar werkzaamheden. Dat systeem is voor de verschillende betrokken medewerkers van de gemeente de plek om meldingen te doen en na te gaan wat de status van de meldingen is.

Uitbesteding en eigen medewerkers

Door de uitbesteding en de gekozen contractvorm betekent dat de betrokken medewerkers van de gemeente een andere rol krijgen. In plaats van zelf repareren ofwel een onderhoudspartij selecteren en inschakelen gaat het om melden en controleren.

In de praktijk betekent dat nu het signaleren van onregelmatigheden, het melden en het volgen hoe zich het aantal storingen bij een bepaalde locatie zich ontwikkelt. Blijft na reparatie dan wel vervanging  het aantal  storingen stijgen, dan moet er met de contractpartner in gesprek te worden gegaan.  Wordt een en ander niet binnen de gewenste kader (tijd en kwaliteit) opgelost dan moet het met contractmanagers van beide kanten bespreekbaar te worden gemaakt. Een heel ander wijze van werken, dan men gewend was, is intensief voor de betrokken medewerkers. Echter na het implementatiejaar verwacht de gemeente wel dat efficiënter en effectiever ingezet kan worden op de ambitie om hoogwaardige kwaliteit te bieden aan parkeerders en stallers in Amsterdam.

Jitze Rinsma, redactie Vexpansie